Cara Menentukan Event Objective agar Acara Perusahaan Punya Arah yang Jelas

Event Objective: Cara Menentukan Tujuan Acara Perusahaan

Menentukan Event Objective untuk Acara Perusahaan

Sebuah perusahaan bisa menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk mempersiapkan acara. Venue sudah dipilih, vendor sudah dihubungi, konsep sudah dibuat, dan rundown mulai disusun. Tetapi ketika seseorang bertanya, “Sebenarnya acara ini mau mencapai apa?”, jawabannya terkadang hanya, “Biar seru,” “Biar karyawan kompak,” atau “Karena memang agenda tahunan.”

Masalahnya bukan pada jawaban tersebut, tetapi pada kurangnya tujuan yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Event objective membantu perusahaan menentukan arah sebuah acara sejak awal. Dengan objective yang jelas, tim dapat menilai apakah konsep yang dibuat memang relevan, aktivitas yang dipilih benar-benar diperlukan, dan hasil acara dapat dievaluasi setelah kegiatan selesai.

Tanpa objective yang jelas, sebuah event berisiko menjadi kumpulan aktivitas yang terlihat ramai tetapi sulit dibuktikan manfaatnya bagi perusahaan.

Dalam event planning, menentukan tujuan seharusnya menjadi salah satu langkah awal sebelum perusahaan masuk terlalu jauh ke pembahasan konsep, venue, aktivitas, maupun kebutuhan produksi.

Apa yang Dimaksud Event Objective?

Event objective adalah tujuan spesifik yang ingin dicapai melalui penyelenggaraan sebuah acara.

Objective menjelaskan hasil atau perubahan yang diharapkan terjadi setelah event berlangsung.

Contohnya, perusahaan tidak hanya ingin mengadakan employee gathering. Di balik kegiatan tersebut mungkin terdapat tujuan seperti:

  • meningkatkan interaksi antar karyawan;
  • memperkuat hubungan lintas divisi;
  • meningkatkan employee engagement;
  • memberikan apresiasi kepada karyawan;
  • memperkenalkan nilai atau budaya perusahaan;
  • membangun hubungan dengan klien;
  • meningkatkan awareness terhadap produk.

Perbedaan antara tujuan yang umum dan objective yang lebih jelas dapat dilihat dari contoh berikut.

Terlalu umum:

Membuat acara yang menyenangkan bagi karyawan.

Lebih terarah:

Meningkatkan interaksi antar karyawan dari berbagai divisi melalui aktivitas kolaboratif selama employee gathering.

Versi kedua memberikan arah yang lebih jelas kepada tim. Ketika konsep dan aktivitas mulai dikembangkan, setiap pilihan dapat diperiksa berdasarkan apakah pilihan tersebut mendukung objective atau tidak.

Mengapa Event Objective Penting?

Menentukan objective bukan sekadar formalitas yang dimasukkan ke dalam proposal agar dokumen terlihat lengkap.

Objective memiliki pengaruh terhadap hampir seluruh keputusan dalam penyelenggaraan event.

1. Menentukan Arah Konsep

Konsep acara seharusnya mengikuti tujuan, bukan sebaliknya.

Misalnya perusahaan ingin meningkatkan kolaborasi antar divisi. Maka konsep dapat diarahkan pada pengalaman yang mendorong peserta untuk bekerja sama.

Sebaliknya, jika tujuan utamanya adalah memberikan apresiasi kepada karyawan, pendekatan konsep dapat lebih berfokus pada penghargaan dan pengalaman personal.

Hal ini membuat konsep event perusahaan memiliki dasar yang lebih kuat.

Tanpa objective, konsep sering kali hanya dimulai dari pertanyaan seperti:

“Temanya tahun ini apa?”

Padahal tema hanyalah salah satu bagian dari keseluruhan pengalaman.

2. Membantu Memilih Aktivitas

Setiap aktivitas yang masuk ke dalam acara sebaiknya memiliki alasan.

Misalnya sebuah perusahaan ingin meningkatkan komunikasi antar peserta. Aktivitas yang mendorong kerja sama dan problem solving akan lebih relevan dibandingkan aktivitas yang hanya mengandalkan kompetisi individu.

Bukan berarti semua kegiatan harus serius. Hiburan tetap dapat digunakan selama sesuai dengan pengalaman yang ingin dibangun.

Objective membantu tim membedakan antara aktivitas yang menarik tetapi tidak relevan dan aktivitas yang menarik sekaligus mendukung tujuan event.

3. Membantu Menentukan Prioritas Budget

Budget event biasanya memiliki banyak kebutuhan.

Venue, konsumsi, produksi, dekorasi, aktivitas, dokumentasi, transportasi, dan berbagai kebutuhan lainnya dapat saling berebut alokasi anggaran. Perencanaan event budget menjadi lebih mudah ketika perusahaan sudah mengetahui bagian mana yang paling berpengaruh terhadap objective.

Misalnya tujuan utama event adalah membangun interaksi peserta.

Dalam kondisi budget terbatas, perusahaan mungkin lebih baik mengalokasikan sumber daya pada aktivitas dan fasilitasi peserta daripada menghabiskan terlalu banyak anggaran untuk dekorasi yang tidak memberikan pengaruh besar terhadap tujuan tersebut.

Dengan demikian, objective membantu perusahaan menentukan apa yang penting dan apa yang hanya bagus untuk dimiliki.

Bedanya Goal, Objective, dan KPI

Ketiga istilah ini sering digunakan secara bergantian, padahal memiliki fungsi berbeda.

Goal

Goal merupakan arah atau hasil besar yang ingin dicapai.

Contohnya:

Meningkatkan employee engagement.

Goal memberikan gambaran umum mengenai tujuan perusahaan.

Objective

Objective membuat goal menjadi lebih spesifik.

Contohnya:

Meningkatkan interaksi lintas divisi melalui aktivitas kolaboratif dalam employee gathering.

Objective sudah memberikan gambaran mengenai apa yang ingin dilakukan dan kepada siapa.

KPI

KPI atau Key Performance Indicator digunakan untuk mengukur pencapaian objective.

Contohnya:

Minimal 80% peserta mengikuti aktivitas kolaboratif sampai selesai dan memperoleh skor kepuasan minimal 4 dari 5.

Secara sederhana:

Goal → Objective → KPI

Goal menentukan arah besar.

Objective menjelaskan hasil yang lebih spesifik.

KPI membantu mengukur apakah hasil tersebut tercapai.

Struktur ini membuat proses evaluasi menjadi lebih objektif karena perusahaan tidak hanya mengandalkan kesan bahwa acara “berjalan lancar”.

5 Pertanyaan untuk Menentukan Event Objective

Jika perusahaan masih kesulitan menentukan objective, mulai dari lima pertanyaan sederhana.

1. Mengapa Event Ini Dibuat?

Cari alasan utama di balik penyelenggaraan acara.

Apakah karena kebutuhan bisnis, internal communication, engagement, apresiasi, pemasaran, atau hubungan dengan stakeholder?

Jawaban ini menjadi titik awal objective.

2. Siapa yang Ingin Dipengaruhi?

Tentukan kelompok utama yang menjadi target.

Bisa berupa:

  • Karyawan.
  • Manajemen.
  • Klien.
  • Partner.
  • Calon pelanggan.
  • Komunitas.
  • Investor.
  • Publik.

Objective akan berbeda tergantung siapa yang menjadi target event.

3. Perubahan Apa yang Diharapkan?

Pertanyaan ini membantu perusahaan keluar dari tujuan yang terlalu umum.

Bukan hanya:

“Kami ingin membuat gathering.”

Tetapi:

“Kami ingin peserta dari berbagai divisi memiliki lebih banyak kesempatan untuk berinteraksi.”

Perubahan yang diharapkan tersebut kemudian dapat diterjemahkan menjadi objective yang lebih konkret.

4. Pengalaman Apa yang Ingin Dibangun?

Event bukan hanya tentang hasil bisnis. Pengalaman peserta juga penting.

Perusahaan mungkin ingin peserta merasa:

  • Dihargai.
  • Terhubung.
  • Terinspirasi.
  • Lebih percaya diri.
  • Lebih memahami perusahaan.
  • Lebih dekat dengan rekan kerja.

Pertanyaan ini membantu menghubungkan objective dengan desain pengalaman selama acara.

5. Bagaimana Keberhasilannya Akan Diukur?

Jika sebuah tujuan tidak memiliki cara untuk dievaluasi, perusahaan akan kesulitan mengetahui apakah event benar-benar berhasil.

Karena itu, sejak awal tentukan indikator yang dapat digunakan.

Misalnya:

  • Tingkat kehadiran.
  • Tingkat partisipasi.
  • Skor kepuasan.
  • Feedback peserta.
  • Jumlah leads.
  • Engagement.
  • Pencapaian target komunikasi.
  • Perubahan hasil survei sebelum dan sesudah acara.

Dengan menentukan indikator sejak awal, proses event evaluation dapat dilakukan dengan lebih terarah.

Contoh Event Objective Berdasarkan Jenis Acara

Objective tidak bisa dibuat dengan satu formula untuk semua jenis event.

Employee Gathering

Goal: meningkatkan engagement karyawan.

Objective: meningkatkan interaksi dan kedekatan antar karyawan melalui aktivitas informal yang melibatkan lintas divisi.

KPI: tingkat partisipasi aktivitas dan skor kepuasan peserta.

Team Building

Goal: meningkatkan kolaborasi.

Objective: memberikan pengalaman yang mendorong komunikasi, pembagian peran, dan pengambilan keputusan dalam kelompok.

KPI: tingkat penyelesaian aktivitas dan feedback peserta mengenai pengalaman kolaborasi.

Corporate Anniversary

Goal: memperkuat rasa memiliki terhadap perusahaan.

Objective: menyampaikan perjalanan dan pencapaian perusahaan kepada karyawan melalui pengalaman anniversary yang melibatkan storytelling dan apresiasi.

KPI: tingkat kehadiran, engagement selama acara, dan feedback peserta.

Product Launching

Goal: meningkatkan awareness terhadap produk baru.

Objective: memperkenalkan fitur dan nilai utama produk kepada target audience melalui pengalaman langsung selama acara.

KPI: jumlah peserta, product interaction, leads, dan engagement setelah acara.

Contoh-contoh tersebut menunjukkan bahwa event objective seharusnya mengikuti alasan mengapa acara dibuat. Format acaranya boleh berbeda, tetapi tujuan harus tetap menjadi dasar pengambilan keputusan.

Cara Mengubah Event Objective Menjadi KPI yang Terukur

Menentukan event objective saja belum cukup. Perusahaan juga perlu mengetahui bagaimana pencapaiannya akan diukur. Tanpa ukuran yang jelas, evaluasi event mudah berubah menjadi kumpulan pendapat seperti “acaranya seru” atau “pesertanya kelihatan antusias”. Menarik, tetapi sulit dimasukkan ke laporan manajemen.

Karena itu, setiap objective sebaiknya diterjemahkan menjadi indikator yang dapat diamati dan diukur.

1. Hubungkan Objective dengan KPI

Misalnya objective sebuah employee gathering adalah:

Meningkatkan interaksi antar karyawan dari berbagai divisi.

Objective tersebut dapat diterjemahkan menjadi beberapa KPI:

  • Persentase peserta yang mengikuti aktivitas kolaboratif.
  • Jumlah interaksi lintas divisi.
  • Skor kepuasan peserta.
  • Hasil survei mengenai kualitas interaksi setelah acara.

Dengan begitu, perusahaan memiliki dasar untuk mengetahui apakah objective benar-benar tercapai.

Tidak semua KPI harus berupa angka finansial. Dalam event perusahaan, indikator seperti partisipasi, engagement, kepuasan, awareness, dan feedback juga dapat menjadi ukuran keberhasilan.

2. Pastikan Setiap Aktivitas Mendukung Objective

Setelah objective ditentukan, periksa kembali seluruh aktivitas yang akan dimasukkan ke dalam acara.

Tanyakan:

“Aktivitas ini membantu mencapai objective yang mana?”

Jika perusahaan ingin meningkatkan kolaborasi, aktivitas yang membutuhkan kerja sama antarpeserta akan lebih relevan.

Jika objective adalah memperkenalkan produk, aktivitas seperti product demonstration atau experiential session dapat lebih sesuai.

Pendekatan ini juga membantu ketika membuat event planning karena setiap bagian acara memiliki alasan yang jelas.

Tidak semua aktivitas harus memiliki KPI sendiri. Namun, secara keseluruhan, rangkaian kegiatan harus memiliki hubungan dengan tujuan utama.

3. Gunakan Objective untuk Menentukan Konsep

Objective juga menjadi dasar ketika perusahaan mengembangkan konsep.

Misalnya perusahaan ingin memperkuat hubungan antar karyawan dari berbagai divisi.

Konsep dapat diarahkan pada interaksi dan kolaborasi, kemudian diterjemahkan melalui aktivitas yang memungkinkan peserta bekerja bersama.

Hal ini membuat konsep event perusahaan tidak hanya terlihat menarik secara visual, tetapi memiliki hubungan langsung dengan kebutuhan perusahaan.

Sebaliknya, jika konsep dibuat terlebih dahulu tanpa memahami objective, perusahaan dapat terjebak memilih tema yang menarik tetapi tidak memberikan dampak yang relevan.

4. Prioritaskan Anggaran Berdasarkan Objective

Objective juga dapat membantu menentukan prioritas ketika anggaran terbatas.

Misalnya perusahaan memiliki budget yang sama untuk dua pilihan:

Pilihan A: dekorasi lebih besar dan mewah.

Pilihan B: aktivitas peserta lebih interaktif dengan fasilitator tambahan.

Jika objective utama adalah meningkatkan engagement peserta, pilihan kedua mungkin memberikan kontribusi yang lebih besar.

Bukan berarti dekorasi tidak penting. Elemen visual tetap dapat mendukung pengalaman, tetapi prioritas anggaran sebaiknya mengikuti tujuan.

Pendekatan ini dapat diterapkan ketika menyusun event budget.

5. Jangan Membuat Terlalu Banyak Objective

Sebuah event bisa memiliki beberapa tujuan, tetapi bukan berarti semua hal harus dijadikan objective utama.

Misalnya satu gathering memiliki tujuan:

  • meningkatkan engagement;
  • memperkuat komunikasi;
  • meningkatkan teamwork;
  • memperkenalkan budaya perusahaan;
  • meningkatkan awareness;
  • membangun networking;
  • sekaligus meningkatkan produktivitas.

Jika semuanya dianggap prioritas, tim akan kesulitan menentukan fokus.

Lebih baik tentukan satu atau dua objective utama, kemudian gunakan objective lainnya sebagai tujuan pendukung.

Dengan begitu, konsep dan aktivitas dapat diarahkan dengan lebih jelas.

Contoh Objective yang Terlalu Umum vs Lebih Terukur

Perbedaan objective dapat terlihat dari cara penyusunannya.

Terlalu umum

Membuat karyawan lebih kompak.

Lebih jelas

Meningkatkan interaksi lintas divisi melalui aktivitas kolaboratif selama employee gathering.

Terlalu umum

Membuat launching produk yang sukses.

Lebih jelas

Meningkatkan awareness terhadap produk baru melalui pengalaman product demonstration dan interaksi langsung dengan target audience.

Terlalu umum

Membuat seminar yang menarik.

Lebih jelas

Meningkatkan pemahaman peserta terhadap topik utama melalui sesi edukasi dan interaksi dengan pembicara.

Perbedaannya bukan sekadar pemilihan kata. Objective yang lebih jelas memberikan dasar yang lebih baik untuk menentukan aktivitas dan mengukur hasil.

Kesalahan dalam Menentukan Event Objective

Objective Dibuat Setelah Konsep

Ini salah satu masalah yang cukup sering terjadi.

Tim sudah menentukan tema, venue, dekorasi, dan aktivitas, kemudian baru mencoba mencari alasan mengapa acara tersebut dibuat.

Sebaiknya prosesnya dibalik:

Tujuan → Objective → Konsep → Aktivitas → Eksekusi → Evaluasi

Dengan alur tersebut, keputusan kreatif tetap memiliki dasar.

Objective Tidak Sesuai dengan Peserta

Tujuan acara harus mempertimbangkan siapa yang mengikuti kegiatan.

Objective untuk employee gathering tentu berbeda dengan product launching atau client gathering.

Jika target peserta tidak dipahami, objective dapat menjadi terlalu umum atau tidak relevan.

Tidak Menentukan Ukuran Keberhasilan

Objective seperti “meningkatkan awareness” perlu disertai indikator.

Jika tidak, perusahaan akan kesulitan mengetahui apakah awareness benar-benar meningkat setelah event.

Terlalu Fokus pada Jumlah Peserta

Jumlah peserta memang penting, tetapi tidak selalu menunjukkan keberhasilan event.

Sebuah seminar dengan 500 peserta belum tentu lebih berhasil daripada acara dengan 200 peserta jika tujuan utamanya adalah engagement atau interaksi yang lebih mendalam.

Ukuran keberhasilan harus mengikuti objective.

Tidak Menggunakan Hasil Evaluasi

Objective seharusnya tidak berhenti di proposal.

Setelah acara selesai, hasil aktual perlu dibandingkan dengan objective dan KPI yang telah ditentukan.

Proses tersebut dapat dilakukan melalui event evaluation.

Dari Objective ke Eksekusi

Setelah objective, KPI, konsep, dan aktivitas ditentukan, semuanya perlu diterjemahkan menjadi pekerjaan yang nyata.

Contohnya:

Objective: meningkatkan kolaborasi antar divisi.
↓
Konsep: Stronger Together.
↓
Aktivitas: collaborative challenge.
↓
Kebutuhan produksi: area aktivitas, audio, visual, perlengkapan permainan.
↓
Kebutuhan logistik: perlengkapan, konsumsi, transportasi, flow peserta.
↓
Pelaksanaan: tim menjalankan aktivitas berdasarkan event timeline.
↓
Evaluasi: mengukur partisipasi dan feedback peserta.

Dengan alur tersebut, objective tidak hanya menjadi kalimat dalam dokumen, tetapi menjadi dasar bagi seluruh proses penyelenggaraan.

Checklist Event Objective

Sebelum sebuah event masuk ke tahap eksekusi, periksa kembali

Tujuan utama acara sudah jelas.
Objective sudah spesifik.
Target peserta sudah ditentukan.
Objective sesuai dengan kebutuhan peserta.
Konsep mendukung objective.
Aktivitas memiliki hubungan dengan objective.
KPI sudah ditentukan.
Budget diprioritaskan berdasarkan objective.
Objective realistis untuk dicapai.
Metode evaluasi sudah disiapkan.

Jika seluruh poin tersebut sudah terpenuhi, perusahaan memiliki dasar yang lebih kuat untuk mengembangkan acara.

Kesimpulan

Event objective membantu perusahaan menentukan apa yang sebenarnya ingin dicapai melalui sebuah acara.

Objective yang jelas dapat menjadi dasar dalam menentukan konsep, memilih aktivitas, mengalokasikan budget, mengatur kebutuhan operasional, dan mengukur hasil setelah event selesai.

Daripada hanya mengatakan ingin membuat acara yang “seru”, “meriah”, atau “berkesan”, perusahaan sebaiknya menentukan perubahan atau hasil yang benar-benar ingin dicapai.

Kemudian objective tersebut diterjemahkan menjadi KPI yang dapat diukur.

Dengan alur:

Goal → Event Objective → KPI → Konsep → Aktivitas → Eksekusi → Evaluasi

sebuah event memiliki arah yang lebih jelas dan keputusan di dalamnya dapat dipertanggungjawabkan.

Pada akhirnya, acara yang berhasil bukan hanya acara yang berjalan tanpa masalah. Acara yang berhasil adalah acara yang mencapai tujuan yang sejak awal memang ingin dicapai perusahaan.

FAQ Singkat

Apa itu event objective?

Event objective adalah tujuan spesifik yang ingin dicapai melalui penyelenggaraan sebuah event.

Apa perbedaan event objective dan KPI?

Event objective menjelaskan hasil yang ingin dicapai, sedangkan KPI merupakan indikator yang digunakan untuk mengukur pencapaian objective tersebut.

Berapa banyak objective yang sebaiknya dimiliki sebuah event?

Sebaiknya terdapat satu atau dua objective utama agar fokus acara tetap jelas. Tujuan lainnya dapat ditempatkan sebagai tujuan pendukung.

Ingin event perusahaan memiliki tujuan yang jelas sejak awal? Ruberman membantu merancang event berdasarkan objective, pengalaman peserta, hingga kebutuhan eksekusi.

Similar Posts